La gestion documentaire de votre transport, centralisée

Chaque course génère sa paperasse : un ordre de transport, un bon de livraison à faire émarger, parfois des photos, puis une facture et ses justificatifs. Multipliez par des dizaines de courses par jour, et la gestion documentaire devient un métier à part entière—classeurs, parapheurs, boîtes mail saturées et heures perdues à chercher le bon document.

GTLYS centralise tous les documents d’une course dans un dossier unique : l’ordre, la preuve de livraison signée, les photos, les commentaires et la facture qui en découle. Tout est horodaté, archivé et recherchable, côté exploitation comme côté client.

Le coût caché des documents éparpillés

Le scénario est connu de toutes les exploitations : un client conteste une livraison vieille de plusieurs mois, et il faut retrouver LE bon émargé—dans un classeur, une pochette de camion ou la photo d’un téléphone. Pendant ce temps, la facture reste bloquée, le litige s’enlise et l’exploitant perd des heures qui auraient dû aller au planning.

Le problème dépasse les litiges : justificatifs à joindre aux factures, documents à fournir aux donneurs d’ordre, pièces à produire pour la comptabilité… Sans système central, chaque demande déclenche une chasse au papier. Et chaque document égaré est une créance fragilisée.

Ce que GTLYS centralise pour vous

Un dossier numérique par course, alimenté automatiquement du terrain jusqu’à la facturation.

Un dossier unique par course, alimenté depuis le terrain

Tout part de l’ordre de transport : à mesure que la course avance, le dossier s’enrichit automatiquement—statuts horodatés, signature du destinataire, photos prises par le chauffeur, commentaires. À la livraison, la preuve est déjà classée ; à la facturation, les justificatifs sont déjà là. Cette chaîne ininterrompue est aussi un gage de sécurité et de conformité RGPD : fini les documents sensibles qui traînent dans les boîtes mail.

Retrouver un document en quelques secondes

Un donneur d’ordre réclame le bon émargé d’une livraison de mars ? Recherche par client, par date ou par référence : le document apparaît, avec tout le contexte de la course. Et pour les demandes récurrentes, le portail client fait le travail à votre place : vos clients—particulièrement les donneurs d’ordre en livraison B2B—consultent et téléchargent leurs preuves et factures en autonomie, sans mobiliser votre exploitation.

La gestion documentaire, avant et avec GTLYS

Un cas d’usage courant

En fin de mois, un exploitant passait des heures à rapprocher bons papier et factures avant l’envoi aux clients—avec, chaque mois, des bons introuvables et des factures contestées. Avec GTLYS, chaque facture est générée depuis des courses déjà documentées : preuve signée, photos, statuts. La facturation part à l’heure, appuyée sur des dossiers complets.